Base de connaissances

Une base de connaissances, c’est l’ensemble des faits que ton agent peut consulter pendant qu’il parle à un prospect : tes documents, les pages de ton site web, et les questions-réponses que tu écris toi-même. L’agent la lit au moment de répondre et n’utilise que ce qui est pertinent pour le message auquel il répond.

Ce qu’une base de connaissances peut contenir

Source	À quoi ça sert	Où ça se trouve
Documents	PDF, fichiers Word, fichiers texte, exports CSV : grilles tarifaires, plaquettes, conditions.	La section Documents de la base.
Sites web	Ton site, lu page par page. L’agent sait ce qui s’y trouve.	La section Sites web.
Questions & réponses	Des questions et réponses écrites à la main : FAQ, objections, formulations précises.	La section Questions & réponses.

Une campagne utilise une seule base de connaissances à la fois. La même base peut être connectée à plusieurs campagnes.

Créer une base de connaissances

Ouvre Base de connaissances dans la barre latérale.
Clique sur Créer.
Donne-lui un Nom (par exemple « Documentation produit ») et clique sur Créer.

Tu arrives directement dans la nouvelle base. Elle est vide tant que tu n’ajoutes pas de source.

Ajouter des documents

Dans la section Documents, dépose un fichier ou clique sur la zone d’import.
Attends que le statut passe à Prêt.

Formats acceptés : PDF, DOCX, DOC, HTML, TXT, MD et CSV. Un fichier ne peut pas dépasser 50 Mo.

Statut	Ce que ça veut dire
En attente	Le fichier est importé et attend d’être lu.
Traitement	Le fichier est découpé en passages et indexé.
Prêt	L’agent peut l’utiliser.
Erreur	Quelque chose a échoué. La raison s’affiche sous le nom du fichier.

Importer un fichier qui porte le même nom qu’un fichier existant te propose de le Remplacer. Supprimer un fichier retire le fichier et tout ce qui a été indexé à partir de lui (Supprimer le fichier). Les fichiers PDF, HTML, TXT, MD et CSV s’ouvrent en aperçu dans le navigateur ; les fichiers Word sont proposés en téléchargement.

Connecter un site web

Dans la section Sites web, clique sur Ajouter un site.
Colle l’adresse de ton site et clique sur Connecter le site.
Le site affiche Indexation… avec un compteur de pages, puis le nombre de pages indexées.

Ce qui est lu :

uniquement les pages du même domaine que l’adresse donnée ;
la page d’accueil d’abord, puis les pages trouvées à partir d’elle, jusqu’à la limite de pages de ton forfait et jamais plus de 200 pages par site ;
le texte seulement : images, PDF, scripts et autres fichiers sont ignorés.

Gérer les pages d’un site

Clique sur un site pour ouvrir la liste de ses pages. Chaque page affiche son statut : Indexée, En cours, Échec ou Désactivée.

Utilise l’interrupteur pour passer une page en Désactivée. L’agent arrête de l’utiliser immédiatement. Réactive-la pour la relire.
Supprimer cette page la retire pour de bon.
Resynchroniser relit tout le site : il cherche les nouvelles pages, rafraîchit celles qui ont changé et laisse les pages inchangées telles quelles. Les pages que tu as désactivées restent désactivées.

Ajouter des questions et réponses

Les listes de questions-réponses sont la source la plus précise : quand un prospect pose une question proche de l’une des tiennes, l’agent utilise ta réponse.

Dans Questions & réponses, clique sur Créer une liste et nomme-la (par exemple « FAQ »).
Remplis Question et Réponse, puis clique sur Ajouter.
Utilise Modifier pour changer une paire et Enregistrer pour confirmer.

Une liste contient jusqu’à 200 paires. Une question peut faire 1 000 caractères, une réponse 4 000.

Connecter la base à un agent

Deux endroits font la même chose :

Dans la base, le panneau Agents connectés : clique sur Connecter, choisis une campagne. Si cette campagne utilise déjà une autre base, tu es prévenu qu’elle sera remplacée.
Dans la campagne, la section Base de connaissances : choisis une base dans Sélectionner une base de connaissances, ou Aucune base de connaissances pour la détacher. Gérer cette base de connaissances te ramène à son contenu.

Déconnecter retire le lien. La base elle-même n’est pas touchée.

Comment ton agent l’utilise

À chaque réponse, l’agent cherche dans la base avec les derniers messages du prospect et ne garde que les passages qui correspondent le mieux (4 au maximum). Ils lui sont transmis comme matière première, avec le nom du fichier ou de la page d’où ils viennent.

L’agent répond dans la langue de la conversation, même quand tes documents sont écrits dans une autre langue.
Quand rien de pertinent n’est trouvé, l’agent répond à partir de son prompt seul. Il n’invente jamais un fait pour combler le vide.
Une base temporairement indisponible ne bloque jamais une réponse.

Limites par forfait

Forfait	Bases de connaissances	Documents par base	Sites par base	Pages par site	Listes de Q&R par base
Starter	1	3	1	50	2
Business	3	5	3	150	5
Scale	10	10	10	200	10

La base de connaissances n’est pas disponible sur le forfait gratuit. Voir Forfait & facturation.